Cine și cum poate utiliza e-Dosar. Sistemul e‑Dosar judiciar este destinat tuturor categoriilor de participanți la proces: cetățeni (părți sau martori), avocați, procurori, instituții publice (de ex. executori, poliție, penitenciare) și alte persoane juridice. Fiecare utilizator se autentifică în Programul Integrat de Gestionare a Dosarelor (PIGD) prin serviciul guvernamental de autentificare electronică (MPass/MLog) şi semnează documente cu semnătură digitală (MSign). Accesul este securizat şi personalizat – astfel, părțile au acces doar la propriul dosar. De exemplu, e‑Dosar permite „formarea și administrarea dosarului electronic cu accesul securizat al părților, depunerea electronică a cererilor…, semnarea electronică a actelor, prezentarea probelor, citarea electronică a părților, coordonarea agendei ședințelor…, efectuarea electronică a plății taxei de stat”justice.gov.md. Avocații au beneficiat încă din faza pilotării de instruiri dedicate (de exemplu, în martie 2019 la Cahul) pentru a învăța cum să utilizeze e‑Dosarjustice.gov.md. Instituțiile publice (procuratură, poliție etc.) pot lucra în e‑Dosar pentru cazurile în care sunt parte sau colaboratori. Toate comunicările oficiale (citări, citații, hotărâri) sunt disponibile pe Portalul Național al Instanțelor (instante.justice.md), unde justițiabilii pot verifica agendele și pot descărca deciziile instanțelorjustitietransparenta.md. De asemenea, pe site-ul Ministerului Justiției se găsește lista completă a adreselor de e-mail oficiale ale instanțelor – de ex. jcr@justice.md pentru Judecătoria Criuleni și jdb@justice.md pentru sediul său din Dubăsarijustice.gov.md – la care pot fi trimise acte procesuale în format electronic.

Tehnologiile suport. Noul PIGD este interconectat cu serviciile guvernamentale electronice (MConnect) şi implementează e‑servicii ca MPass (autentificare), MSign (semnătură digitală), MPay (plată taxe), MLog (acces) şi MNotify (notificări)justice.gov.md. Aceasta înseamnă că utilizatorii se loghează cu datele de la Guvern (de ex. date MPass) și pot plăti online taxele judiciare fără ghișeu. Integrarea cu Registrul de Stat al Populației asigură actualizarea automată a datelor părțilorjustice.gov.md. PIGD este de asemenea legat de Portalul Instanțelor, care a fost modernizat; astfel orice persoană poate afla online agenda ședințelor și hotărârile judecătorești ale instanțelor judecătoreștijustitietransparenta.md. În practică, aceste facilități reduc birocrația: de exemplu, dosarele sunt distribuite automat către completele de judecată, citările se transmit electronic, iar judecătorii și părțile primesc alerte de termene în timp real.

Aplicabilitatea după tipul de cauze. Inițial, e-Dosar a fost pilotat pentru dosare civile (de ex. cereri de chemare în judecată depuse prin platformă) și pentru faza de urmărire penală. Ulterior, legislația a fost extinsă. În mai 2025 Guvernul a aprobat un nou regulament care introduce oficial „Sistemul informațional e-Dosar: Gestiune electronică a cauzelor penale/contravenționale”zdg.md. Acest lucru va permite gestionarea digitală, unitară și securizată și a dosarelor penale și contravenționale (inclusiv cele aflate la MAI) prin acces controlat. În fapt, e-Dosar este adaptat să funcționeze pentru orice tip de litigiu: civil, comercial, penal sau contravențional. Strategia sectorială 2022–2025 prevede ca digitalizarea să acopere toate procedurile judiciare, iar participanții din sistem recomandă extinderea rapidă a e-Dosar în toate instanțele, având în vedere că funcționalitățile existente aduc beneficii practice (reducerea timpilor și costurilor pentru justițiabili, transparență sporită)justice.gov.mdjustice.gov.md. În prezent (primăvara 2024), e-Dosar este pilotat în opt instanțe judecătorești, cu extindere în alte trei aflate în curs de pregătirejustice.gov.md, urmând ca în perioada următoare să devină accesibil progresiv la nivel național pentru toate categoriile de cauze.

Pașii de accesare și utilizare a platformei e-Dosar:

1. Logare și identificare: Se accesează portalul instanțelor (instante.justice.md) sau aplicația dedicată e‑Dosar (de ex. edosar.instante.justice.md). Utilizatorul se autentifică cu cont MPass (userul Guvern) și/ori certificat digital. Dacă este prima utilizare, utilizatorul își completează profilul (date personale/către entități juridice).
2. Formarea dosarului electronic: În portal se caută dosarul în care utilizatorul este parte sau se creează un dosar nou (de ex. prin depunerea unei cereri de chemare în judecată). Pe ecran, utilizatorul completează datele părților și obiectului și atașează fișiere PDF care conțin actele procesuale (cereri, înscrisuri, probe).
3. Aplicarea semnăturii electronice: Pentru validitate, actele încărcate sunt semnate electronic (MSign). În noua versiune PIGD, semnătura se aplică automat documentelor emise de instanță, iar cererile primite de la părți pot fi semnate folosind aceeași infrastructurăjustice.gov.md.
4. Transmiterea și primirea documentelor: După semnare și încărcare, sistemul transmite automat documentele la dosarul instanței competente. e-Dosar emite un certificat de depunere care confirmă ora și completul de judecată căruia i-a fost trimisă cererea. Părțile implicate sunt notificate pe email sau în portal despre actualizarea dosarului (primirea documentelor, fixarea termenului ședinței etc.)justice.gov.mdjustice.gov.md.
5. Monitorizare și interacțiune: După trimitere, utilizatorii pot urmări stadiul dosarului online (prin portal), pot depune răspunsuri sau alte înscrisuri la distanță și pot achita taxele de stat prin aplicații electronice (MPay). Instanța poate, de asemenea, înscrie în dosar anunțuri și hotărâri care apar instant în portal. Astfel, toate părțile au o evidență actualizată în timp real a cazului.

Procedura de trimitere a documentelor prin e-mail. Chiar dacă se promovează utilizarea e‑Dosar, în multe situații (în special în faza de tranziție) părțile pot comunica cu instanța și prin email tradițional. Fiecare instanță are o adresă de email oficială publicată (vezi lista Ministerului Justițieijustice.gov.md). În acest caz se procedează astfel: se scanează sau creează în format PDF documentele procesuale (cerere, probe, acte adiționale), se completează Subiectul email-ului (de ex. număr unic dosar și părțile) și se atașează fișierele. Documentele trimise trebuie semnate (digital sau cel puțin semnate olograf și scanate). Dacă legea prevede achitarea unei taxe judiciare, ordinul de plată se poate de obicei transmite tot prin email (scanner al chitanței/biletului la ordin). După expediere, instanța trebuie să confirme primirea documentelor (de regulă printr-un răspuns în aceeași zi sau prin marcarea în registru). Aceste mailuri trebuie trimise la adresa corectă a instanței (pentru exemplu, „jdb@justice.md” pentru Judecătoria Criuleni)justice.gov.md. Este recomandat ca părțile să păstreze o evidență a emailurilor trimise și să verifice pe portalul instanței dacă dosarul le include actele depuse. Comunicarea oficială prin email este reglementată de Codul de procedură civilă și alte acte normative, care acceptă în general transmiterea electronică a actelor de procedură, cu condiția utilizării unor mijloace securizate.

Ședințele de judecată online (Zoom). Legislativ, Decretul de urgență nr. 240/2020 (în contextul pandemiei COVID) a permis ca ședințele să se desfășoare prin videoconferință, introducând proceduri de identificare și comunicare la distanțăjustice.gov.md. În practică, instanța comunică la programarea procesului modalitatea de conectare (de obicei platformă video precum Zoom, Google Meet sau Teams) și ora exactă. Pentru a participa la o ședință online, părțile deschid aplicația Zoom (sau un portal dedicat instanței) și introduc ID-ul și parola transmise. La intrarea în ședință, judecătorul verifică identitatea persoanelor – participanții arată pe cameră actul de identitate, iar instanța procedează la identificare oficială conform legii. În timpul ședinței, fiecare participant își activează/dezactivează camera și microfonul atunci când este chemat la cuvânt. Comunicarea între participanți și instanță se desfășoară ca într-o sală obișnuită (donații de cuvânt, pledoarii, audierea martorilor) însă prin intermediul ecranului. Toate ședințele prin videoconferință sunt obligatoriu înregistrate audio în Registrul ședințelor, iar participanții pot solicita o copie a înregistrării audio după plata taxei legale (20 lei)justice.gov.md. În plus, din 2024 Agenția de Administare a Instanțelor a achiziționat licențe pentru platforme video (Zoom, Meet, Teams, Webex etc.)justice.gov.md, astfel încât instanțele au un suport tehnic adecvat. Videoconferința a fost deja pilotată cu succes în cauze penale în instanțe ca Orhei sau Cahul (2018–2019)justice.gov.md și, odată cu noile reglementări, devine o practică standard, îmbunătățind accesul părților (inclusiv al deținuților) la procese.

Cadru normativ relevant. Introducerea sistemului informațional judiciar (din care face parte e-Dosar) a fost prevăzută de HG 593/2017 („Concept tehnic al SIJ”) și HG 794/2018 („Regulament de organizare și funcționare a SIJ”)aaij.justice.md. În baza acestor acte, Portalul Instanțelor a fost implementat ca punct unic de acces și s-a demarat proiectul e-Dosar. Decretul nr. 240/2020 (GOV) a modificat CPC și CPP pentru a permite videoconferința obligatoriejustice.gov.md. Recent, Guvernul a aprobat un regulament specific pentru gestiunea digitală a cauzelor penale și contravenționale în e-Dosarzdg.md. În plus, Strategia națională privind independența și integritatea justiției 2022–2025 menționează explicit digitalizarea comunicării cu instanțele drept obiectiv prioritarjustice.gov.md. Numeroase hotărâri ale CSM și ordine ale președinților de instanță completează aceste reglementări, stabilind detaliile tehnice de depunere electronică și procedură în ședințe video.

Bune practici și limitări. Avocații și angajații instanțelor au fost instruiți încă din 2018–2019 să folosească e‑Dosar și PIGD modernizatjustice.gov.md, iar Asistența SUA (Programul Justiție Transparentă) a oferit suport tehnic și instruiri extinsejustitietransparenta.md. Plata taxelor și citările prin e-mail au redus timpul de așteptare, iar portalul instanțelor a sporit transparența proceselorjustitietransparenta.mdjustice.gov.md. Înregistrarea audio a tuturor ședințelor (inclusiv video) asigură un proces-verbal electronic complet, iar accesul videoconferinței permițând participarea părților din orice locație. În fine, gestionarea dosarelor electronice elimină parțial documentele pe hârtie și duble muncă administrativă. Pe de altă parte, sistemul e-Dosar este încă în fază pilot; avocații au semnalat necesitatea optimizării unor funcționalități (de exemplu, aplicarea repetată a semnăturii digitale pe fiecare pagină încărcată) deoarece aceasta crește timpul și costurile de pregătire a dosaruluijustice.gov.md. De asemenea, introducerea noilor versiuni PIGD și e-Dosar a impus verificări de securitate și protecția datelor personale: s-a cerut înregistrarea sistemului la CNPD și notificarea utilizatorilor despre prelucrarea datelorjustice.gov.md. O altă limitare practică este decalajul tehnic și de alfabetizare digitală pentru unele categorii de justițiabili (mai ales din zonele rurale), precum și necesitatea unei conexiuni stabile la internet. În ansamblu însă, experiența utilizării timpurii a e-Dosar și a ședințelor online arată că acestea simplifică procedurile judiciare și îmbunătățesc accesul la justiție, cu condiția continuării investițiilor în pregătirea tehnică și instruirea utilizatorilor.

Surse oficiale: Lista legislației și regulamentelor guvernamentale referitoare la SIJ și e-Dosar (HG 593/2017, HG 794/2018, Decret nr.240/2020, etc.) este disponibilă pe site-ul Ministerului Justiției și în portalul instanțeloraaij.justice.mdzdg.md. Informații practice despre utilizarea PIGD/e‑Dosar și comunicarea cu instanțele pot fi găsite pe pagina web a Portalului Național al Instanțelor de Judecată (www.instante.justice.md) și în comunicatele AAIJ/Ministerului Justițieijustice.gov.mdjustitietransparenta.md. De asemenea, birourile avocaților și direcțiile juridice ale instituțiilor publice pot consulta ghidurile și asistența oferite de Ministerul Justiției privind accesul electronic la justiție.