Cum ar trebui să arate un document electronic, cum ar fi un mandat acordat avocatului sau o procură de reprezentare, conform Legii nr. 124/2022 (privind identificarea electronică și serviciile de încredere), iată o sumă a elementelor obligatorii și aspectele legale relevante:
Ce este un document electronic conform Legii 124/2022:
Documentul electronic este un conținut în formă electronică (ex: text, imagine, video, audio) căruia i-a fost aplicată semnătura electronică sau sigiliul electronic calificat, și are aceeași valoare juridică ca și documentul semnat olograf pe hârtie (Art. 40).
Elemente obligatorii pentru ca un document electronic (ex. mandat/procură) să fie valid:
Forma generală:
- Conținut clar și structurat (obiectul mandatului, părțile implicate, drepturi și obligații);
- Semnătura electronică calificată a mandantului (clientului);
- Dacă este cazul, sigiliul electronic al unei instituții (ex: instituție publică sau notariat digital);
- Data și ora semnării, care pot fi confirmate cu o marcă temporală electronică calificată.
Identificarea părților:
- Nume complet al mandantului (clientului);
- Date de identificare (IDNP, CNP, sau alte date personale);
- Nume complet și datele avocatului/împuternicitului.
Obiectul procurii/mandatului:
- Precizarea clară a puterilor acordate (ex: reprezentare în instanță, semnare acte, acces la informații, etc.);
- Perioada de valabilitate a mandatului (dacă se dorește limitată).
Forma finală:
- Aplicarea semnăturii electronice calificate conform Art. 24 și Art. 40;
- În caz de necesitate, aplicarea sigiliului electronic calificat (ex: dacă mandatul e emis de o instituție publică);
- Marca temporală electronică (pentru a asigura data/ora exactă a semnării, conform Art. 31).
Efecte juridice și recunoaștere:
- Documentul electronic astfel creat:
- Are aceeași valoare ca un document semnat olograf (Art. 40 alin. 1);
- Nu poate fi refuzat ca probă doar pentru că este electronic (Art. 21 și Art. 40 alin. 8);
- Poate fi folosit în orice domeniu (Art. 41);
- Poate fi verificat pentru autenticitate prin dispozitive de verificare a semnăturii electronice (Art. 28 și Art. 43).
Model simplificat de structură a unui mandat/procură electronică:
MANDAT / PROCURA DE REPREZENTARE
Subsemnatul(a) [Numele complet], identificat prin [IDNP/CNP/Serie și nr. act identitate], cu domiciliul în [adresa completă], în calitate de Mandant,
Împuternicesc pe [Numele complet avocat/reprezentant], avocat cu licența nr. [număr], având IDNP [IDNP] și sediul profesional în [adresă],
Pentru a mă reprezenta în toate demersurile legale, inclusiv dar fără a se limita la: [descriere detaliată a acțiunilor permise: reprezentare instanță, semnare acte, ridicare documente, etc.].
Prezenta procură este valabilă până la [dată], cu posibilitatea prelungirii, și produce efecte din momentul semnării electronice.
[Semnătura electronică calificată a mandantului]
[Data, ora] (marcă temporală)
Alte mențiuni importante:
- Nu este obligatoriu să fie autentificat la notar dacă părțile și destinatarii acceptă semnătura electronică calificată.
- Valabil național și internațional dacă este recunoscută semnătura electronică conform tratatelor (Art. 3).